文別怎麼選

函

什麼時候用：機關之間往來、對民眾有所答復或請求，最常用的一種。

三段怎麼分：主旨、說明、辦法（辦法段名可改用建議／請求／擬辦／核示事項）

主旨與期望語：期望語看對象：對上級用「請鑒核」，平行機關用「請查照」，下級用「請查照辦理」。

• 補助經費核銷公文範例（函）
• 申請中央補助計畫公文範例（函）
• 補助款請款公文範例（函）
• 民眾陳情轉請權責單位處理公文範例（函）
• 社會救助資格審查結果通知範例（函）
• 工程驗收結果報請備查公文範例（函）
• 陳報年度工作計畫公文範例（函）
• 申請案不予受理函復範例（函）

書函

什麼時候用：公務尚在磋商、徵詢意見或單純通報的階段；案情簡單、不需正式行文的答復或洽辦。

三段怎麼分：主旨、說明、辦法（結構與文字用語比照函）

主旨與期望語：結構與函相同，語氣較簡。常用在陳情案的初步回覆。實際差別在用印：函要署首長職銜姓名，書函蓋機關或承辦單位條戳。

• 民眾陳情案函復範例（書函）
• 非權責案件移文書函範例（書函）
• 催辦公文範例（逾期未復）（書函）
• 借用場地公文範例：場地借用同意書函（書函）

公告

什麼時候用：對不特定多數人宣布事項，例如禁令、招標、時程。

三段怎麼分：主旨、依據、公告事項（僅補充主旨的事實或理由時，段名改用說明）

主旨與期望語：沒有受文者，也沒有「辦法」段。依據段引據法規條文名稱或來函，公告事項段分項條列。

• 行政公告範例（公告）
• 工程招標公告範例（公告）
• 志工招募公告範例（公告）

簽

什麼時候用：對內陳報長官核示，不對外發文。機關裡多半直接叫它「簽呈」，指的是同一件事。

三段怎麼分：主旨、說明、擬辦（不是「辦法」）

主旨與期望語：結尾用「簽請核示」或「陳請鑒核」，不用對外的期望語，也沒有受文者。說明段不提擬辦意見，擬辦段不重複說明。案情簡單時可以不分段、直接條列，機關裡叫它便簽或小簽——《文書處理手冊》沒有這個文別名，依據是簽的作法「簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬」。

• 採購公文範例：採購簽呈怎麼寫（簽）
• 敘獎簽呈範例：敘獎公文的擬辦怎麼寫（簽）
• 出差旅費報支簽呈範例（簽）
• 財產報廢簽呈範例（簽）
• 內部簽呈範例：活動計畫報核（簽）

開會通知單

什麼時候用：召集會議，時間、地點、出席人員都有固定欄位。

三段怎麼分：固定欄位（開會事由、時間、地點、主持人、出席者…），用印蓋機關或承辦單位條戳

主旨與期望語：主旨不要以「開會通知單：」開頭 —— 文別是另外的欄位，期望語仍用「請查照」。

• 開會通知單範例：公文的會議通知單怎麼填（開會通知單）
• 會勘通知單範例：會勘公文怎麼寫（開會通知單）

民眾自己要寫的書件

公文不只存在於機關之間。向機關申請、陳情、申訴，或要正式通知另一個人與企業時， 一樣有固定的段落與必填欄位。這五種涵蓋一般民眾會遇到的大部分情況。

看全部民眾書件與存證信函

空白範本下載

版面取自政府文書格式參考規範(105年4月)（中華民國105年4月1日行政院院授發檔(資)字第1050008178號函修正）的原始檔， 欄位順序、字級、行距與縮排都照規範走：A4、四邊 2.5 公分邊界、中文標楷體、 英數 Times New Roman，機關全銜與文別 20 點字、主旨與說明 16 點字、發文資訊 12 點字、頁碼 10 點字。 下載後在 Word 直接改成自己的內容。

• 函空白範本.docx對上級用「請鑒核」，對平行或下級用「請查照」，期望語寫在主旨句末。
• 書函空白範本.docx規範第六點：書函比照函辦理，用於洽詢、答復或不需正式行文的案件。
• 公告空白範本.docx公告沒有受文者，印信蓋於發文字號與公告內容之間右方，段名為主旨、依據、公告事項。
• 開會通知單空白範本.docx開會事由、時間、地點、主持人、聯絡人及電話是固定欄位，不要塞進主旨。
• 簽空白範本.docx簽是對內文書，段名為主旨、說明、擬辦，結尾用「簽請核示」或「簽請鑒核」。
• 便簽空白範本.docx案情簡單時用的簽，不分段、直接條列，末行敬陳長官。手冊沒有這個文別，結構是各機關通用的。
• 陳情書空白範本.docx民眾對機關的書件，段名為事實與理由、請求事項、附件。
• 申請書空白範本.docx申請事由、依據與檢附文件分開寫，機關才不必來電補問。
• 委託書空白範本.docx委託事項要具體到承辦看得懂能不能受理；結尾要有「如有虛偽不實，本人願負相關法律責任」。
• 授權書空白範本.docx授權範圍要寫清楚「不含什麼」，否則對方可以做的事會比你想的多。
• 切結書空白範本.docx「如有不實，願負法律責任」多數機關列為應記載字樣，缺了會被退件。機關多半有自己的制式切結書，有就用那一份。
• 聲明書空白範本.docx聲明的是自己知道的事實，不要把推測或他人的行為寫成既成事實。
• 和解書空白範本.docx「拋棄範圍與保留事項」不要只寫「拋棄其餘一切請求」——傷勢或損害未確定時，寫「本件僅就○○和解，其餘保留」。
• 在職證明書空白範本.docx寫到職日、現職職稱與部門，並明確寫「迄今仍在職中」。薪資要不要寫看用途。
• 離職證明書（服務證明書）空白範本.docx離職事由要照實寫——要拿去請領失業給付時，那是就業保險法第 25 條第 4 項的法定必載事項。
• 借據空白範本.docx一定要寫「業已交付並經借用人如數收訖」——消費借貸是要物契約，錢沒交付契約就不成立。利率上限週年 16%。
• 存證信函內文空白範本.docx格式已依中華郵政使用說明設定；用紙請至中華郵政官網下載，再把內文貼上。

規範原文與 PDF／DOC／ODT 原始檔：國家發展委員會檔案管理局。 存證信函用紙另依中華郵政規定，本站不重製用紙； 費用、份數與交寄流程見存證信函怎麼寄。

期望語對照

依據見用語與法規速查。