內部簽呈範例:活動計畫報核
計畫報核的簽是給長官決定「辦不辦、花多少」,不是把計畫書再抄一遍。
- 文別
- 簽
- 受文者
- 無
- 格式檢核
- 24/24 通過
什麼時候用這一份
鄉公所要辦社區聯合運動會,承辦課室把計畫書寫好之後,要先簽請首長核准辦理與經費。這份簽決定「辦不辦、花多少、誰統籌」。
簽的讀者是首長與主計人員。計畫書的細節放附件,簽只留決策需要的四項:日期、地點、人數與經費。
試做這個案例
流程與實際使用相同。範例內容可以看,改成自己的案子需要帳號。
- 填寫事由
- 產生草稿
- 格式檢核
- 送出簽核
主旨:為促進本鄉社區交流,擬辦理社區聯合運動會,簽請核示。
說明:
- 為增進本鄉里鄰社區居民互動交流,擬訂於114年10月19日假本鄉運動公園辦理社區聯合運動會。
- 本活動預計參加人數約伍佰人,編列經費新臺幣貳拾伍萬元整。
- 檢陳活動計畫書1份,敬供核閱。
擬辦:
- 擬請核准依計畫書內容辦理本次社區聯合運動會,並由民政課負責統籌執行相關事宜。
- 經費新臺幣貳拾伍萬元整,擬請核准由本所年度相關預算項下支應。
格式檢核 24/24 通過
逐條查了哪些項目、各依據哪一條規定,集中寫在格式檢核那一頁; 這裡只列沒通過的,本則沒有。
逐段怎麼寫
- 主旨
- 範例寫目的與擬辦事項:促進社區交流,辦理聯合運動會。不寫經費,經費放說明,主旨只留一句話。
- 說明一:時間地點
- 範例寫114年10月19日在鄉運動公園。日期與地點直接寫進簽,首長不必翻計畫書。
- 說明二:人數與經費
- 預計約伍佰人、編列新臺幣貳拾伍萬元整。平均一人五百元,這個數字長官會直接心算,合理與否一眼可見。
- 說明三:附件
- 檢陳活動計畫書1份。份數用阿拉伯數字,並寫「敬供核閱」,因為這份附件是參考,不是要審核。
- 擬辦
- 請核准依計畫書辦理,並指定統籌課室,再說明經費由何項預算支應。兩項各自成一項,核准時可分別批示。
實際常見的錯,怎麼改
常見寫法說明段把計畫書的流程、賽程與分組全部抄一遍。
改成只留日期、地點、人數、經費四項,其餘寫「詳如計畫書」。
簽的說明段是對案情來源、經過作簡要敘述,手冊也提醒引敘以扼要摘敘為度,細節以附件送全文。
常見寫法說明段已寫「擬請核准辦理」,擬辦又重複同一句。
改成說明段只敘事實,不提意見;擬辦段才提方案,且不重複說明。
手冊規定簽的各段應截然劃分:說明段不提擬辦意見,擬辦段不重複說明。
常見寫法經費只寫「約二十餘萬元」。
改成寫「新臺幣貳拾伍萬元整」,並指出由哪個預算科目支應。
簽請核定的是金額,概數無法核定;金額用國字大寫是站上範例的一貫寫法。
跟相近的文件差在哪
- 場地借用函
- 活動計畫簽是內部決定要辦;借場地是對外或對其他單位行文。簽通過後,才據以發借用場地的公文。
- 採購簽
- 活動簽核准的是整個活動,採購簽核准的是活動中的某一項採購。活動預算裡的音響租借、餐盒等,金額大了要另簽。
常見問題
計畫書要簽名核定嗎,還是只有簽核定就好?
簽經首長核定後,計畫書依核定內容據以辦理。若計畫書要對外公布或附在後續函件,另依分層負責規定判行,簽不取代計畫書本身的核定程序。
經費可以寫概算嗎?
可以,但要寫明是概算,並附經費概算表。範例的貳拾伍萬元已有編列,所以直接寫金額;若金額尚未確定,簽裡寫上限並說明結算方式。
下載 Word 自己改
版面照政府文書格式參考規範(105年4月)排好,紙張、字級與邊界怎麼量的寫在Word 範本下載那一頁。
這類案子常踩的點
- 日期、地點、人數、經費四項要在簽裡就看得到
- 計畫書列為附件,份數要寫
- 擬辦段提出的是可以直接核定的方案
分段規則看公文怎麼寫,稱謂語與期望語查公文用語表。
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