公文怎麼寫

三段式不是填空題，而且函、簽、公告的三段各不相同。搞清楚每一段在回答什麼問題，剩下的就是把話講清楚。

這頁講規則。要看規則落在真實公文裡長什麼樣，公文範例庫每一則都是完整全文； 稱謂語與期望語怎麼配對象，查公文用語表。

一、三段各自在回答什麼

「主旨」、「說明」、「辦法」3 段，得靈活運用，可用 1 段完成者，不必勉強湊成 2 段、3 段。

二、「函」的 7 條撰擬要領

手冊對「函」的正文另外點名了這幾件事，都是承辦最常漏的。

1. 訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。
2. 承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。
3. 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。
4. 「說明」、「辦法」分項標號條列時，每項表達一意。
5. 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
6. 須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。
7. 如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。

三、「簽」不是「函」：三段是主旨、說明、擬辦

這是最容易搞混的地方 —— 簽的第三段叫「擬辦」，不是「辦法」。 簽是對內陳報長官核示用的上行文，重點在於你要建議長官怎麼決定。

• 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，1 段完成。
• 「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
• 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。
• 「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」段不重複「說明」。

什麼時候先簽後稿、什麼時候簽稿併陳

先簽後稿（先簽請核准，再擬公文稿）：

• 有關政策性或重大興革案件。
• 牽涉較廣，會商未獲結論案件。
• 擬提決策會議討論案件。
• 重要人事案件。
• 其他性質重要必須先行簽請核定案件。

簽稿併陳（簽與稿一起陳核）：

• 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
• 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
• 須限時辦發不及先行請示之案件。

以稿代簽：以稿代簽為一般案情簡單或例行承轉之案件。

簽的款式

• 先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3 段式辦理。
• 簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。
• 一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

四、「公告」是第三種：主旨、依據、公告事項

公告既不是函的「辦法」，也不是簽的「擬辦」——它的三段是主旨、依據、公告事項。依據段引據法規條文名稱或機關來函； 公告事項段分項條列。內容僅就主旨補充事實經過或理由時，段名才改用「說明」。公告沒有「辦法」段。

三種文別的段名對照，以及各文別的用印方式，整理在文別怎麼選。

五、稿面上要填的 9 個欄位：速別、密等、正本副本

三段式講的是正文，但稿紙上還有一排欄位要填，而且填錯會直接影響對方怎麼辦這件事 —— 速別決定人家多快處理，密等決定這份文能不能給第三人看，正本與副本決定誰有義務辦、誰只是知道。 這幾格手冊逐一寫過怎麼填。

「文別」

按照公文程式條例之類別及有關規定填列。

「速別」

係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」。如為限期公文，則不必填列。

「密等及解密條件或保密期限」

填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密文書，則不必填列。

「附件」

請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。

「正本」或「副本」

分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄本（件）」之方式處理。

「承辦單位」

於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。

「承辦人員」

由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日及時間。

「收文日期字號」

於稿面適當位置列明「收文日期字號」，如數件併辦者，應將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後）。

「分類號」及「保存年限」

於稿面適當位置列明，並依相關檔案法規之規定填列。

這 9 項是稿面欄位。附件的檢點與編號、特殊處理事項（刊登公報、 出版品揭示）另有規定，條文在手冊同一點的後半，本站不轉述 —— 看官方原檔。

六、擬稿的 14 條注意事項

1. 擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。
2. 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。
3. 敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。
4. 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。
5. 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
6. 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。
7. 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。
8. 簽宜載明年月日及單位。
9. 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。
10. 案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。
11. 文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。
12. 字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。
13. 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。
14. 文稿有 2 頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

七、數字什麼時候用阿拉伯數字、什麼時候用中文數字

公文書橫式書寫數字使用原則的三條規則。金額寫成「新臺幣伍拾萬元整」屬於慣用語與防竄改 的另一套要求，不在這三條之內。

1. 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。
2. 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。
3. 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

這三條講的是「該用哪一種」。手上已經有一個數字要換成國字大寫（金額、支票、核銷憑證）， 對照表與換算在數字大寫怎麼寫。

完整的數字用法舉例一覽表在手冊附錄 5， 本站不重製那張表（兩層表頭的合併儲存格，機器解出來的對照關係不可靠）—— 請看官方原檔。

八、擬好之後：陳核、核稿、會稿、閱稿、判行

稿擬好不等於事情辦完。手冊把文書處理拆成 5 個步驟， 承辦寫的那一段只在第二、三步；接下來稿子會經過主管初核、上級覆核、相關單位會稿， 再由文書單位閱稿，最後依分層負責由有權者判行。

1. 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
2. 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。
3. 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。
4. 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。
5. 歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。

陳核：誰簽在哪一格

• 文件經承辦人員擬辦後，應視其性質，依第 37 點規定使用公文夾遞送；如與其他單位有關者並應先行會商或送會。
• 文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理，其權責區分如下： １、初核者係承辦人員之直接主管。 ２、覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 ３、會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免送會）。 ４、決定者係依分層負責規定之最後決定人。
• 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。
• 承辦人員擬有 2 種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確擇定 1 種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。

核稿：主管改稿的規矩

• 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。
• 核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。
• 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

會稿：送會出去以後

最容易吃虧的是第二條 —— 沒表示意見就等於同意，而且要共同負責。

• 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。
• 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。
• 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。
• 非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

閱稿：文書單位會看的 8 件事

這是官方版的人工檢查清單。本站的格式檢核對得上其中幾條 —— 程式、數字、標點與引用法規條文正不正確、有沒有錯別字，機器可以先過一遍。 對不上的幾條（簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽）要人看， 因為那要知道這個案子先前發生過什麼。

1. 簽稿是否相符。
2. 前後案情是否連貫。
3. 有關單位已否會洽。
4. 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。
5. 文字是否通順。
6. 措詞是否恰當。
7. 有無錯別字。
8. 對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

判行：批「發」、「不發」還是「緩發」

• 文稿之判行按分層負責之規定辦理。
• 宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複或不符等情形。
• 對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。
• 重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。
• 決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。

這一整條流程都在機關的電子公文系統裡走。近年各縣市導入的 AI 工具接的是前面擬稿那一段， 沒有一套去動這幾關 —— 現況與行政院訂的界線在AI 寫公文現在做到哪。

九、公文書的品質要求

公文程式條例第 8 條要求「簡、淺、明、確」，手冊把它拆成七項作業要求。

• 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
• 清晰：文義清楚、肯定。
• 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。
• 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。
• 整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
• 一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。
• 完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

看規則怎麼落到紙上

• 補助經費核銷公文範例核定金額與實支金額不一致、餘款要繳回，這種案子最常卡在金額寫法與附件清單。
• 申請中央補助計畫公文範例向上級或中央部會申請補助，期望語用錯是最常見的退件原因。
• 民眾陳情案函復範例稽查結果不利於陳情人時，用語要中性、依據要寫清楚，避免衍生爭議。

每一則都附格式檢核逐條結果 —— 規則有沒有被遵守，看得到。 完整清單在公文範例庫； 文別怎麼挑看文別怎麼選； 空白範本在範本下載。

資料產生日期：2026-08-26。來源：行政院《文書處理手冊》中華民國 104 年 7 月。 手冊改版時重跑 pnpm gen:gov-terms。