稽查結果不利於陳情人時，用語要中性、依據要寫清楚，避免衍生爭議。
民眾打電話、寫信或上機關信箱陳情噪音，公所會同環保局去量，量出來沒有超標。這時候要回一封信給陳情人，告訴他查了什麼、結果如何。難寫的地方在於結果不是他想聽的。
受文者是陳情人本人，稱謂用「君」或「臺端」，這是文書處理手冊對人民的通稱。範例用的是書函，課室承辦就能發；機關習慣用函回陳情的，結構照搬即可。
流程與實際使用相同。範例內容可以看，改成自己的案子需要帳號。
檢索機關知識庫與既有稿件…
主旨：復王小明君之父114年2月20日陳情本鄉工廠夜間噪音一案，復如說明，請查照。
說明：
格式檢核 24/24 通過
逐條查了哪些項目、各依據哪一條規定，集中寫在格式檢核那一頁； 這裡只列沒通過的，本則沒有。
常見寫法說明只有一句「經查並無違規情事」。
改成寫出稽查日期、會同單位、量測時段、管制區類別，以及對照的是噪音管制標準的哪一項。
行政程序法第 171 條要求機關認為陳情無理由時，要通知陳情人並說明其意旨。只有結論，等於沒說明，多半會換來第二次陳情。
常見寫法回覆時順手把副本抄送被陳情的工廠，說明裡還寫著陳情人全名。
改成回覆只寄陳情人；需要通知工廠改善的，另行文給工廠，文中不提陳情人是誰。
行政程序法第 170 條第 2 項：陳情有保密必要者，受理機關處理時應不予公開。鄰里噪音陳情最怕的就是身分曝光。
常見寫法結尾寫「本案業已結案，請勿再就同一事項陳情」。
改成改寫成後續若有新情形，請逕洽本所某課或環保局，並留下聯絡方式。
第 173 條第 2 款是說同一事由已適當處理、明確答覆後仍一再陳情，機關「得不予處理」。那是機關可以不再處理，法條沒有要民眾不准再陳情。
陳情的範圍：行政興革之建議、法令查詢、違失舉發與權益維護都算。鄰居工廠太吵請機關處理，屬於權益維護。
人民之陳情有保密必要者，受理機關處理時，應不予公開。
回覆與後續通知工廠時，都不要讓陳情人的身分外流。
受理機關認為人民之陳情有理由者，應採取適當之措施；認為無理由者，應通知陳情人，並說明其意旨。
稽查沒超標，就是這條說的「認為無理由」，回覆要把理由講清楚，這是說明段要寫依據的原因。
三種得不予處理的情形。第 2 款的前提是已經「適當處理，並已明確答覆」，這一次的回覆寫得越具體，之後越站得住。
函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
答復人民用函是法定用途。用書函回覆屬於第 6 款的其他公文，實務上兩種都有。
文書處理手冊行政院
稱謂語：機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」。
條文連結到法務部全國法規資料庫，以該處顯示的現行條文為準。本頁是寫法參考，不是法律意見。
兩種都可以。公文程式條例第 2 條把人民與機關間的答復列為函的用途；書函結構一樣，蓋機關或承辦單位條戳就能發，所以基層回覆陳情常用書函。看貴機關的分層負責規定怎麼訂。
行政程序法第 173 條第 2 款：同一事由已適當處理並明確答覆後仍一再陳情，得不予處理。前提是前一次的回覆真的明確，所以第一次回覆就要把稽查時間、依據與結果寫完整。
版面照政府文書格式參考規範(105年4月)排好，紙張、字級與邊界怎麼量的寫在Word 範本下載那一頁。
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