公文 AI 系統

一、這套系統做什麼、不做什麼

做的是承辦坐下來寫那一段：把事由變成一份合格的稿子，並在送出前逐條檢查格式。 不做的是流程 —— 收文分文、簽核傳遞、公文電子交換、發文歸檔與檔案管理都不碰， 那些是貴機關現有公文系統的事。

二、跟電子公文系統、線上簽核的分工

機關通常已經有一套電子公文系統（或叫公文線上簽核、公文管理系統）。那套系統管的是稿子產生之後的事：陳核、核稿、會稿、閱稿、判行、繕發、歸檔。 本系統管的是稿子產生之前與當下：從事由到草稿，再到送陳之前的格式自檢。

各關在看什麼（陳核、核稿、會稿、閱稿、判行的注意事項逐條）， 整理在公文怎麼寫。 其他縣市與廠商把 AI 接進公文流程的哪一段、行政院訂了哪些界線， 寫在AI 寫公文現在做到哪。

三、草擬

承辦填事由、選文別與受文者，系統先在機關的知識庫與既有稿件裡檢索， 再依文件族群產出內容。機關公文維持主旨、說明、辦法等格式；民眾書件與存證信函則使用各自的段落結構。 產出後立刻跑對應的格式檢核。

四、民眾書件與存證信函

一般民眾可撰寫申請書、陳情書、申訴書或說明書，整理「事實與理由／請求事項／附件」。 系統協助把事情寫清楚，不虛構法條、證據或機關承諾。看民眾書件說明。

個人或企業間的存證信函

存證信函草稿會保留寄件人、收件人、雙方地址與履行／回覆期限，並提供事實與理由、請求事項、附件的結構。 產出可人工審閱與下載，不代表已完成郵寄、送達或法律審查。

五、接上機關既有稿件

把過去的稿件匯進來（docx、odt、pdf、xlsx、純文字都收），系統會先做去識別化再建索引。 之後草擬會沿用貴機關的慣用語、課室署名與行文習慣，而不是通用範本的口氣。

六、格式檢核（機關公文 24 條）

機關公文沿用主旨、段落、個資代稱、用字格式、收發等 24 條檢核； 民眾書件與存證信函另檢查文件族群、必要欄位、期限與段落結構。 不通過的項目會指出是哪一條、命中什麼字，不是只說「格式有誤」。

補助核銷的固定要件

核定金額、實支金額、餘款繳回、附件清單 —— 核銷案的固定要件會被帶進說明段， 金額自動換成國字大寫。

七、稽核與匯出

每一次產生、編輯、簽核、匯出都留軌跡。整包匯出含資料字典，可以帶著走。

八、機關導入要準備什麼

機關導入要準備的三樣東西

1. 一個機關窗口（通常是文書單位或資訊單位的聯絡人）。
2. 一批過去的公文稿件 —— docx、odt、pdf、xlsx 與純文字都收，先去識別化再建索引。
3. 要開通的同仁名單，以邀請連結加入。

不需要改動貴機關現有的電子公文系統，也不需要在機關內部架設主機。 資料怎麼隔離、留哪些軌跡，寫在資料處理方式。

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九、還沒做的

掃描件的文字辨識還沒做 —— 上傳純圖片的 PDF 會標記失敗並說明原因，不會靜默略過。 民眾文件目前也不直接代辦機關線上送件或郵局寄送；完成內容後由使用者自行審閱與送出。