開案的時候，先看一份寫好的公文

補助核銷、陳情轉請、開會通知、公告、簽稿，每一種都有完整範例全文，附上逐條格式檢核結果（函與簽 24 條，其他文別依規定不同）。一般民眾也能撰寫對機關的正式書件，個人或企業間則可整理存證信函草稿。

從案子找起

存證信函、陳情書、申請書 —— 不是承辦，是一般人遇到押金、借款、噪音、補助這些事的時候要寫的。格式一樣有規矩，寫錯一樣會被退。

函、書函、公告、開會通知單、簽、陳情書、申請書、存證信函內文，以及委託書、授權書、切結書、聲明書、和解書、借據、在職證明書、離職證明書，各一份空白範本，開啟就能改。

委託別人代辦、向機關切結某件事屬實、跟對方和解、寫張借據，或是公司要開在職與離職證明 —— 這幾種都不是公文，沒有中央訂的通案格式。難的是哪一段該寫什麼，以及哪些情況根本不該自己寫。

零壹貳參肆伍陸柒捌玖，位數是拾佰仟萬億。難的不是這十個字，是中間有零要補幾個、結尾的零要不要寫。核銷的支出憑證大寫是規定，不是慣例。

雲林縣府與鴻海的「公文大腦」在 23 個局處全面啟用，臺北市府有 CiviClaw，商業產品也有公文 AI 助理。這些系統接進去的都是同一段：擬稿與送陳前的檢查，沒有一套去動簽核流程。行政院對機密文書與個資另訂了界線。

期望語對上級要用「請鑒核」、對平行機關用「請查照」；日期要民國紀年；金額要國字大寫；主旨不能分項。這些規則系統會逐條檢查，24 條檢核全部列出來，不通過會指出哪一條。

送到模型之前，姓名、身分證號、電話、地址會先換成代稱，產出後再還原。去識別化服務不可用的時候，系統改用本機規則引擎組稿，不會把原文送出去。細節寫在資料處理方式。

進站的人手上多半已經有一件具體的事：長官交代要簽一份採購、里長轉來一封陳情、房東押金拖著不還。先判斷這份文件是寫給誰的，就知道該走哪一區，不必先弄懂公文文別。

三個問題依序問就夠了：收件的是機關還是個人，這份東西要不要留下對方已收到的證據，寫的人是承辦還是當事人。答案落在哪一區，那一區的範例就是照那個身分寫的。

公文範例與民眾書件: 同一件噪音事件，機關這一邊是回覆陳情人的書函，民眾那一邊是陳情書。兩份是對頭戲，稱謂、結構與期望語都不同，挑錯邊整份用不上。
存證信函與借據、和解書: 存證信函是單方寄出、郵局留存副本，用來證明通知過對方；借據與和解書要雙方簽名，內容是雙方都同意的。要催對方還錢用前者，要記錄錢已交付用後者。
空白範本與填好的範例: 空白範本只有版面，欄位留白；範例是填好內容的整份文件，附逐條檢核結果。第一次寫先看範例知道每段放什麼，熟了才用空白範本。

先看收件人。收件的是機關、或民眾對機關提出的，進公文範例或民眾書件；要通知另一個人或公司並留下證據的，看存證信函；立書人自己出具、載明事實的，看民間書件。三類都不符，再到文別指南對照。

民眾書件是寫給機關的申請書、陳情書、申訴書與說明書，另含存證信函。民間書件是委託書、授權書、切結書、聲明書、和解書、借據與在職離職證明，由立書人自己出具，沒有中央訂的通案格式。兩者各有獨立的一區。

不能。範例中的機關、人名、案號、日期與金額都是虛構示意，套用前要全部換成自己案件的資料，金額也要重新核算，再對照該頁的檢核結果逐條確認。

鄉鎮市公所、縣市府各處室。由我們開通帳號並配置專屬網址，接上既有稿件庫。

社區發展協會、學校家長會、農會、民間團體。核銷公文一樣要照格式，可以自己註冊。

向機關申請、陳情、申訴；通知另一個人或企業；或是委託、切結、聲明、和解。建立個人工作區即可開始。