工程驗收結果報請備查公文範例

什麼時候用這一份

鄉公所發包的排水溝改善工程完工，驗收完畢，驗收紀錄要報給上級機關備查。這份公文在工程的最後一步：驗收做完、紀錄成立，把結果送上去存查。

受文者是縣政府工務處。公文只寫工程名稱、契約金額、驗收日期與結論，真正的驗收細節在驗收紀錄裡。

逐段怎麼寫

主旨

範例寫「檢陳驗收紀錄乙份，報請備查」。主旨用工程全名加引號，並以報請備查收尾。

說明一：契約金額

寫工程名稱與契約金額，金額國字大寫。契約金額是驗收與結算的基準，要與契約書一致。

說明二：驗收日期與結果

範例是114年6月20日辦理驗收，結果符合契約規定。結果若有缺失改善、減價收受，這一項要如實寫。

說明三：附件

檢陳驗收紀錄1份，並寫「報請備查」。驗收紀錄由參加人員會同簽認，影本附上即可。

實際常見的錯，怎麼改

1. 常見寫法驗收結果與契約有差異，說明仍只寫「驗收合格」。

   改成寫明不符部分與處理方式：限期改善、減價收受或部分驗收，並引驗收紀錄。

   採購法第72條規定驗收結果與契約、圖說規定不符者，應通知廠商限期改善等；減價收受要經核准。公文隱去這些，備查就失去意義。

2. 常見寫法驗收日期寫成「6月20日」，沒有年份。

   改成寫民國紀年完整日期：114年6月20日。

   站上範例的日期一律用民國紀年，驗收日期是後續結算、保固起算的基準，不能缺年。

3. 常見寫法結尾寫「請查照」。

   改成驗收結果是報上級存查，用「報請備查」。

   手冊列出的期望語包含備查；驗收紀錄不是請對方辦理事項，用查照語意不清。

跟相近的文件差在哪

工程招標公告

招標公告是工程的起點，對外徵求廠商；驗收函是終點，對上級報告結果。同一個工程的兩端，受文對象與期望語都不同。

補助經費核銷

若工程用補助款，驗收備查之後還要辦核銷。驗收函證明工程完成，核銷函證明錢怎麼花，兩者附件不同。

法源與出處

• 政府採購法 第 71 條

  機關承辦採購單位之人員不得為所辦採購之主驗人或樣品及材料之檢驗人。

  工程、財物採購應限期辦理驗收，由機關指派人員主驗，通知使用單位會驗；承辦採購人員不得擔任主驗人。

• 政府採購法 第 72 條

  機關辦理驗收時應製作紀錄，由參加人員會同簽認。

  驗收時製作紀錄，由參加人員會同簽認；結果與契約不符須通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。

• 政府採購法 第 13 條

  公告金額以上採購之驗收，除有特殊情形外，應由主（會）計及有關單位會同監辦。

• 文書處理手冊行政院

  期望、目的及准駁用語可酌用「請」「查照」「鑒核」「核示」「備查」等，擬稿引敘日期、數字要詳加核對。

條文連結到法務部全國法規資料庫，以該處顯示的現行條文為準。本頁是寫法參考，不是法律意見。

常見問題