民眾也有自己的正式書件
公文不只存在於機關之間。需要向公家機關提出申請、陳情或申訴，或要正式通知另一個人／企業時，都需要清楚、可審閱的文字。
你是機關承辦？函、公告、開會通知單、簽的範例在公文範例庫， 文別怎麼選看文別指南， 各文別的空白 Word 範本在範本下載。
先看一份示意
民眾文件長什麼樣子？
不用先猜該寫成什麼格式。先從用途找一份示意，會看到系統如何把內容整理成「事實與理由／請求事項／附件」； 存證信函則另外保留雙方資料與履行期限。
個人／企業之間
存證信函範例｜通知返還租賃押金
除了通知內容，存證信函還要填好雙方地址與履行／回覆期限。
先看內容
事由租約期滿後房東尚未返還押金，承租人陳志宏整理租約、點交紀錄與返還期限，準備寄發正式通知。
產出就租賃契約押金返還事項，請於民國115年9月15日前履行。
存證信函範例｜催告返還借款
把借款日期、金額、返還期限與可提出的紀錄整理成正式通知。
先看內容
事由陳志宏於民國115年3月借款新臺幣八萬元予林美玲，約定於民國115年9月30日前返還，期限屆滿後尚未收到返還，準備寄發正式通知。
產出催告返還借款新臺幣八萬元，請於民國115年10月15日前履行。
存證信函範例｜催告商品瑕疵退款
整理購買日期、商品問題、聯繫紀錄與希望業者處理的方式。
先看內容
事由林美玲購買空氣清淨機後發現機器持續異常，已透過客服反映並提出照片，業者尚未完成退款處理，準備寄發正式通知。
產出催告處理瑕疵商品退貨退款，請於民國115年10月20日前回覆。
存證信函範例｜催告租屋漏水修繕
通知出租人房屋問題的發生時間、影響範圍與希望完成修繕的期限。
先看內容
事由陳志宏租住的房屋於連日降雨後出現室內漏水，已向房東反映但尚未安排處理，整理現場照片與報修紀錄後準備通知。
產出催告處理租賃房屋漏水修繕，請於民國115年10月10日前回覆。
存證信函範例｜通知終止服務契約
把契約內容、已完成與尚未完成的事項，以及終止後希望對方處理的項目分開寫清楚。
先看內容
事由安和設計工作室委託晴天數位有限公司製作網站，因多次逾期且未完成約定功能，整理契約與聯繫紀錄後準備通知終止服務。
產出通知終止網站製作服務契約，請於民國115年10月25日前回覆。
民眾對機關
陳情書範例｜反映夜間噪音
用一份陳情書把噪音發生時段、影響與希望機關查處的事項寫清楚。
先看內容
事由本人林美玲居住於安和市和平路一段，附近工廠自民國115年6月起多次於夜間產生機械聲響，已影響休息，請求查明噪音來源及處理方式。
產出陳情和平路附近工廠夜間噪音影響居住安寧，敬請查處。
申請書範例｜申請租金補助
把申請資格、生活狀況與希望機關受理的事項整理成申請書。
先看內容
事由本人林美玲目前租住安和市和平路一段，符合租金補助申請資格，檢附租賃契約及收入證明，請受理申請。
產出申請租金補助，敬請核准。
申訴書範例｜對補助審查結果提出申訴
對原處理結果有不同意見時，先交代原結果，再說明希望重新查明的理由。
先看內容
事由本人林美玲於民國115年7月申請租金補助，收到不予核定通知後，發現審查所採計的收入資料與本人實際情形不符，提出申訴請求重新查明。
產出就租金補助申請遭不予核定提出申訴，敬請查明。
說明書範例｜補充案件經過與資料
把機關尚未掌握的案件背景、時間順序與補充資料整理清楚。
先看內容
事由本人陳志宏就安和市和平路一段道路施工期間的通行影響補充說明，施工期間住戶出入口受阻，並附上現場照片。
產出就和平路一段道路施工期間通行影響提出說明，敬請查照。
點進去會進入和公文範例相同的仿真流程；內容為虛構示意，實際草稿仍應逐項確認。
民眾對機關：把事情與請求寫清楚
不服機關的決定時，陳情、請願、訴願與申訴是四條不同的路，差別在期限與遞給誰 —— 訴願只有三十日。先看怎麼選再動筆。
個人可以選擇申請書、陳情書、申訴書或說明書，從事情經過與理由開始整理， 再列出希望機關處理的事項。系統使用「事實與理由／請求事項／附件」結構， 不把一般建議擅自寫成法律上當然成立的權利，也不替使用者虛構法條或證據。
- 申請書：提出申請內容、相關事實與希望的處理結果。
- 陳情書：整理問題經過、影響與請機關查明或處理的事項。
- 申訴書：說明對原處理結果的不同意見與請求重新查明的理由。
- 說明書：把案件背景與補充說明整理成機關看得懂的格式。
民眾對民眾／企業：存證信函草稿
內容以外的事——存證費多少、要準備幾份、塗改字數上限、怎麼交寄、寄了有什麼效力—— 整理在存證信函怎麼寄，數字出自中華郵政官方規定。
房東、房客、消費者、商家或其他個人與企業之間，需要留下正式通知內容時， 可以整理存證信函草稿。填寫寄件人、收件人、雙方地址、事實經過、請求事項與履行／回覆期限， 產出後先人工確認，再下載純文字或 Word 文件。
存證信函功能是文字整理與排版協助，不代表已完成郵寄、送達或法律審查； 重要案件仍應依需要諮詢律師或其他專業人士。
怎麼開始
- 以 Google 或 LINE 登入，建立個人工作區。
- 選擇民眾對機關書件或存證信函，填寫事實與必要欄位。
- 看格式檢核結果，人工修改後下載純文字或 Word 文件。
個資怎麼處理
寄件人、收件人、地址、聯絡方式、期限與附件等結構化欄位留在自己的工作區， 用於本機預覽與匯出；送往模型的事實敘述會先經過去識別化。去識別化服務不可用時， 民眾文件改用本機規則引擎產出，不把原文送往模型。