說明書範例｜補充案件經過與資料

什麼時候用這一份

道路施工那幾天，住戶出入口被機具和材料擋住。機關已有施工相關的案件在處理，但不知道這一段對住戶有多大影響。這時住戶寫說明書給工務處，補上機關沒看到的事實。

範例的陳志宏沒有要求處罰誰，他要機關把這份資料納入審酌。讀者是承辦這件案子的工務處人員，要用你寫的日期和照片，對照施工單位提報的內容。

逐段怎麼寫

主旨

範例寫「就和平路一段道路施工期間通行影響提出說明，敬請查照」。用「說明」「查照」，表示這份書件是提供資料，不是請機關裁決。

事實與理由：地點與期間

範例寫和平路一段、民國115年8月3日至8月5日。日期寫到日，讓承辦人能去核對施工日報。

事實與理由：影響內容

範例寫住戶出入口受施工機具及材料暫置影響，通行不便。寫看得到的狀況，不寫對施工單位動機的猜測。

請求事項

範例請求把本說明納入案件審酌，並告知後續處理方式。兩個請求都是機關做得到的動作。

附件

範例附施工期間現場照片三張。照片張數與正文提到的一致，每張最好註明拍攝日期。

實際常見的錯，怎麼改

1. 常見寫法寫「施工單位故意堵住我家出入口，毫無公德心」。

   改成改寫成「8月3日至8月5日，出入口被施工機具及材料暫置，無法正常通行」。

   行政程序法第 43 條要求機關依證據與經驗法則判斷事實真偽。動機是推測，寫進去會拉低整份說明書的可信度，連帶讓有照片佐證的事實也被打折。

2. 常見寫法只寫「施工期間經常無法出入」，沒有日期。

   改成寫出每一天或起訖日期，範例用「8月3日至8月5日」。

   承辦人要拿日期去對施工日報與會勘紀錄。沒有日期就對不上，說明書只能當作參考，不會被拿來查證。

3. 常見寫法請求事項寫「請嚴懲施工單位並賠償損失」。

   改成改成請機關將本說明納入審酌，並告知後續處理方式。

   說明書的角色是補充事實。處罰或賠償是另一套程序，機關也要先依第 36 條調查證據才能判斷，在這裡寫太多請求，反而模糊了這份書件的用途。

4. 常見寫法正文寫「附照片」，附件欄卻列「現場資料若干」。

   改成附件欄照正文名稱寫成「施工期間現場照片三張」。

   名稱和張數不一致，承辦人收到時無法確認有沒有漏附，得再向你確認一次，處理就慢一步。

跟相近的文件差在哪

陳情書

陳情書是請機關處理一件事，從零開始交代事由。說明書用在案件已經存在，機關需要你補哪一段經過時，不重提整件事。

機關端的陳情轉請公文

那一則是機關收到陳情後轉給權責單位。你寄的說明書若進了案件，承辦人可能就是引用你的內容，去寫那種轉請的公文。

申訴書

申訴書針對機關已作成的不利結果表示不服。說明書沒有針對任何結論，只補充背景與資料。

法源與出處

• 行政程序法 第 36 條

  行政機關應依職權調查證據，不受當事人主張之拘束，對當事人有利及不利事項一律注意。

  機關有調查義務，你提供的說明是幫它找證據，不代替它認定事實。

• 行政程序法 第 37 條

  當事人可自行提出證據。照片與書面說明就是自行提出，附件寫清楚比正文長篇敘述更有用。

• 行政程序法 第 43 條

  機關斟酌全部陳述與證據，用論理及經驗法則判斷真偽，並把決定與理由告知當事人。請求事項寫成請告知後續處理，就是對應這一條。

• 行政程序法 第 171 條

  受理機關認為陳情之重要內容不明確或有疑義者，得通知陳情人補陳之。

  若機關把你的說明當陳情處理，內容不清楚時它可以通知補陳，日期與地點寫完整可以少一次往返。

條文連結到法務部全國法規資料庫，以該處顯示的現行條文為準。本頁是寫法參考，不是法律意見。

常見問題