存證信函範例｜通知終止服務契約
把契約內容、已完成與尚未完成的事項，以及終止後希望對方處理的項目分開寫清楚。
- 文件族群
- 個人／企業之間
- 文別
- 存證信函
- 文件檢核
- 24/24 通過
試做這個文件
流程與實際使用相同：先看範例內容，再產生草稿、查看檢核結果；改成自己的資料或匯出文件需要工作區。
- 填寫通知
- 產生草稿
- 格式檢核
- 下載文件
主旨：通知終止網站製作服務契約，請於民國115年10月25日前回覆。
事實與理由：
- 雙方於民國115年6月1日簽訂網站製作服務契約，約定於民國115年8月31日前完成約定功能，惟期限屆滿後仍有多項功能未完成，且經多次聯繫尚未提出明確時程。
請求事項：
- 通知終止上述服務契約，並請就已收取費用、未完成項目及後續資料交接方式提出書面說明。
履行期限：
- 請於民國115年10月25日前以書面回覆契約終止及後續處理安排。
附件：
- 網站製作契約影本一份。
- 付款紀錄一份。
- 功能確認及聯繫紀錄一份。
民眾文件檢核 24/24 通過
- ✓主旨必填
- ✓主旨不分項
- ✓主旨長度
- ✓主旨句末標點
- ✓文別合法
- ✓段名合法
- ✓段落不得為空
- ✓請求事項必填
- ✓分項句末標點
- ✓分項數量
- ✓分項長度
- ✓無殘留代稱
- ✓無未填佔位符
- ✓無身分證字號
- ✓無行動電話號碼
- ✓無簡體字
- ✓全形標點
- ✓無明顯口語詞
- ✓無多餘空白
- ✓發文人必填
- ✓收文者必填
- ✓寄件人地址必填
- ✓收件人地址必填
- ✓履行期限必填
下載的是存證信函內文，字體、行高與字元間距已依中華郵政使用說明設定，貼進郵局官方用紙即可。
下載 Word 自己改
存證信函的用紙由中華郵政規定，且明文「請依所提供之格式使用，變更樣式內容者，不予收寄」， 所以這裡不重製用紙，只把內文照官方使用說明設定好：英數符號全形、字體 18、 段落固定行高 34pt 靠左對齊、字元間距加寬 2.9pt。下載後複製貼進官方用紙，字就會落在格子內。
這類文件常注意的點
- 先核對契約名稱、簽約日期與付款紀錄
- 依時間順序寫明已催告或聯繫的經過
- 終止通知與費用返還等請求要分開列出，避免內容混在一起
民眾文件會依文件族群檢查主旨、段落、請求事項、個資與必要欄位；不會套用機關公文的期望語或簽核規則。
寫好只是一半：存證費怎麼算、要準備幾份、塗改字數上限、交寄流程與郵局保存年限， 看存證信函怎麼寄。
其他存證信函範例
要寫給機關的話
用自己的事情開始
建立個人工作區後，可以選擇申請書、陳情書、申訴書、說明書或存證信函，填入自己的事實與必要欄位， 再查看檢核結果並匯出純文字或 Word 文件。