存證信函範例｜催告商品瑕疵退款
整理購買日期、商品問題、聯繫紀錄與希望業者處理的方式。
- 文件族群
- 個人／企業之間
- 文別
- 存證信函
- 文件檢核
- 24/24 通過
試做這個文件
流程與實際使用相同：先看範例內容，再產生草稿、查看檢核結果；改成自己的資料或匯出文件需要工作區。
- 填寫通知
- 產生草稿
- 格式檢核
- 下載文件
主旨：催告處理瑕疵商品退貨退款，請於民國115年10月20日前回覆。
事實與理由：
- 本人於民國115年8月20日向貴公司購買空氣清淨機一台，收貨後發現運轉時持續出現異常聲響，並於民國115年8月28日向客服反映，迄今尚未完成處理。
請求事項：
- 請就商品退貨及退款方式提出明確安排，並告知後續寄回商品的方式。
履行期限：
- 請於民國115年10月20日前以書面或電子方式回覆處理安排。
附件：
- 訂單紀錄一份。
- 商品異常照片三張。
- 客服聯繫紀錄一份。
民眾文件檢核 24/24 通過
- ✓主旨必填
- ✓主旨不分項
- ✓主旨長度
- ✓主旨句末標點
- ✓文別合法
- ✓段名合法
- ✓段落不得為空
- ✓請求事項必填
- ✓分項句末標點
- ✓分項數量
- ✓分項長度
- ✓無殘留代稱
- ✓無未填佔位符
- ✓無身分證字號
- ✓無行動電話號碼
- ✓無簡體字
- ✓全形標點
- ✓無明顯口語詞
- ✓無多餘空白
- ✓發文人必填
- ✓收文者必填
- ✓寄件人地址必填
- ✓收件人地址必填
- ✓履行期限必填
下載的是存證信函內文，字體、行高與字元間距已依中華郵政使用說明設定，貼進郵局官方用紙即可。
下載 Word 自己改
存證信函的用紙由中華郵政規定，且明文「請依所提供之格式使用，變更樣式內容者，不予收寄」， 所以這裡不重製用紙，只把內文照官方使用說明設定好：英數符號全形、字體 18、 段落固定行高 34pt 靠左對齊、字元間距加寬 2.9pt。下載後複製貼進官方用紙，字就會落在格子內。
這類文件常注意的點
- 商品名稱、訂單日期與照片或檢測資料要對得上
- 把已經聯繫過的日期與回覆寫清楚
- 草稿只整理通知內容，退貨、退款與爭議處理仍要確認實際條件
民眾文件會依文件族群檢查主旨、段落、請求事項、個資與必要欄位；不會套用機關公文的期望語或簽核規則。
寫好只是一半：存證費怎麼算、要準備幾份、塗改字數上限、交寄流程與郵局保存年限， 看存證信函怎麼寄。
其他存證信函範例
要寫給機關的話
用自己的事情開始
建立個人工作區後，可以選擇申請書、陳情書、申訴書、說明書或存證信函，填入自己的事實與必要欄位， 再查看檢核結果並匯出純文字或 Word 文件。