整理購買日期、商品問題、聯繫紀錄與希望業者處理的方式。
買了一台家電，收到就發現運轉有異聲，打客服之後遲遲沒有退款安排。消費者想在跟業者繼續拉扯之前，先用一封正式通知把購買日、反映日與要求的處理方式固定下來。
範例是林美玲於民國115年8月20日向安和生活有限公司購買空氣清淨機，8月28日向客服反映，業者尚未處理。讀信的是公司的法務或客服主管，信裡每個日期都要能對到訂單與客服紀錄。
流程與實際使用相同：先看範例內容，再產生草稿、查看檢核結果；改成自己的資料或匯出文件需要工作區。
檢索機關知識庫與既有稿件…
主旨：催告處理瑕疵商品退貨退款，請於民國115年10月20日前回覆。
事實與理由：
請求事項：
履行期限：
附件：
民眾文件檢核 24/24 通過
逐條查了哪些項目、各依據哪一條規定，集中寫在格式檢核那一頁； 這裡只列沒通過的，本則沒有。
常見寫法寫「依消費者保護法七日鑑賞期，請退貨退款」，但商品是8月20日購買、8月28日才向客服反映。
改成先確認購買管道與收貨日；超過七日或不屬通訊交易時，改主張商品有瑕疵，請求解除契約或減少價金。
消費者保護法第 19 條只給通訊交易或訪問交易的消費者，於收受商品後七日內退回的權利。實體店購買或已逾七日，要靠民法第 359 條的瑕疵擔保。
常見寫法事實段只寫「商品有問題」，沒寫哪天發現、哪天通知業者。
改成寫明發現異常的日期，以及通知業者的日期與方式，範例是8月28日向客服反映。
民法第 356 條要求買受人發現瑕疵應即通知出賣人，怠於通知視為承認所受領之物。通知日是日後證明有即時通知的依據，所以客服聯繫紀錄也要附。
常見寫法請求事項混寫「退款、賠償精神損失，並請求五倍懲罰性賠償金」。
改成這封信只請求退貨退款與寄回方式，其他請求另行處理。
消費者保護法第 51 條的懲罰性賠償，是依該法提起的訴訟中的請求，要證明業者的故意或過失。放進催告信，對方只會把整封信交給法務擋回，退款本身也跟著卡住。
出賣人要擔保物在危險移轉時沒有減少價值或通常效用的瑕疵，運轉持續異響若影響使用，可能屬於這一條的瑕疵。
如發見有應由出賣人負擔保責任之瑕疵時，應即通知出賣人。
發現瑕疵要即時通知，信中把客服反映日寫清楚，等於留下已通知的證據。
買受人得解除其契約或請求減少其價金。
出賣人應負瑕疵擔保責任時，買受人可以解除契約或請求減少價金，退貨退款的主張以這一條為基礎。
解除權或請求權，自通知出賣人起六個月間不行使就消滅，所以寄這封信不宜再拖。
通訊交易或訪問交易的消費者，收受商品後七日內可退回商品解除契約，無須說明理由。是否適用要看購買管道與日期。
中華郵政 下載專區：存證信函用紙與使用說明中華郵政股份有限公司
用紙備註欄載明：存證信函需送交郵局辦理證明手續後始有效，郵局保存副本三年。
條文連結到法務部全國法規資料庫，以該處顯示的現行條文為準。本頁是寫法參考，不是法律意見。
消費者保護法第 19 條的七日解除權過了就不能用，但若商品有瑕疵，民法第 359 條的解除契約或減少價金仍可主張。這封信的寫法就是走後者，所以要寫清楚發現瑕疵與通知業者的日期。
客服口頭回應不一定留下紀錄。範例已有8月28日的聯繫，業者仍未完成處理，才準備寄信。若客服已給出明確退款時間並寫在訊息裡，可以先保存紀錄，期限到了再寄。
用紙由中華郵政規定「請依所提供之格式使用，變更樣式內容者，不予收寄」，這裡只給內文： 英數全形、字體 18、固定行高 34pt、字距 2.9pt，貼進官方用紙就落在格子內。
寫好只是一半：存證費怎麼算、要準備幾份、塗改字數上限、交寄流程與郵局保存年限， 看存證信函怎麼寄。
委託、切結、和解這類自己出具的文件在民間書件。
建立個人工作區後填入自己的事實與必要欄位，檢核後匯出 Word。