補助款請款公文範例

什麼時候用這一份

長者共餐、社區活動這類補助計畫，補助機關常分期撥款：核定後先撥一期，第一期執行完才撥第二期。公所在第一期做完時要發一份公文，附支出明細與成果報告，請對方撥第二期款。

受文者是補助機關。承辦人容易寫成核銷報告，其實這份文件只做一件事：證明第一期已執行，請求撥下一筆。

逐段怎麼寫

主旨

範例把「檢陳支出明細表及成果報告」與「請惠予撥付第二期款」放同一句，收文承辦一看就知道是請款件，不是結案件。

說明一：核定與執行

寫計畫名稱、核定補助總額與第一期已執行完畢。範例核定肆拾捌萬元，總額與期別是後面請撥金額的依據。

說明二：附件

支出明細表與成果報告各1份，用阿拉伯數字寫份數。這兩份是審核是否撥款的證明文件。

請求

寫請撥的期別與金額，範例是第二期款貳拾肆萬元整，並說明用途是後續執行。金額要與核定函的分期表一致。

實際常見的錯，怎麼改

1. 常見寫法請求段寫「請撥付補助款」，沒有寫第幾期與金額。

   改成寫明「第二期款新臺幣貳拾肆萬元整」，期別與金額都要有。

   補助常按分期撥款，只寫補助款，對方要回頭查核定函才知道是哪一筆，容易退件。

2. 常見寫法支出明細表列的金額與成果報告內的經費說明不同。

   改成兩份附件的支出數字送出前逐項對一次，總數用國字大寫。

   政府支出憑證處理要點第十三點要求支出憑證之總數用大寫書寫；附件數字互相不一致，審核端無法確認第一期實支。

3. 常見寫法請款函寫成「請核銷並結案」。

   改成計畫還沒做完就是請款，結尾請撥款；全部做完才改用核銷函並繳回餘款。

   兩種文件的審核流程不同，請款函混入結案用語，對方會視為整個計畫已結束。

跟相近的文件差在哪

補助經費核銷

請款是中途要錢，核銷是做完結算並繳回餘款。請款附成果報告與支出明細，核銷再加原始憑證、領據與餘款繳回。

申請中央補助

申請在核定之前，沒有核定金額可寫；請款在核定之後，說明段要引用核定金額與期別。

法源與出處

• 文書處理手冊行政院

  擬稿要求正確、完整：重要事項記述避免錯誤與遺漏，數字、日期、名稱要詳加核對，避免錯漏。

常見問題