會勘通知單範例：會勘公文怎麼寫

什麼時候用這一份

道路排水不良、邊坡裂縫、違規占用，這類現場問題要幾個單位一起到現場看，才能分工。會勘通知單就是請各單位在同一個時間、同一個地點集合的公文。

範例是公所邀水利處與村辦公處到中山路看排水溝積淹水。欄位與開會通知單相同，不同的是地點在路邊，沒有會議室可指，集合點寫得不準就會有人找不到。

逐段怎麼寫

開會事由

寫要處理的事，範例是研商三盛村中山路排水溝積淹水改善方案。會勘的事由同樣不以文別起首。

開會時間

114年9月18日（星期四）上午10時，寫到星期與時分。現場集合的時間就是會勘開始的時間。

開會地點

路口加現場集合，範例是中山路與民權街口。與會者不用打電話問人在哪裡。

主持人與聯絡人

主持人是鄉長；聯絡人欄寫承辦人姓名與機關電話分機，當天下雨或找不到集合點時用得到。

出席者與列席者

出席者是水利處與村辦公處，列席者是本所工務課、清潔隊。外機關在出席者，本機關單位在列席者。

備註

請與會單位帶轄區排水系統圖資，並請村辦公處通知受影響住戶到場陳述意見。備註寫與會前要準備的事。

實際常見的錯，怎麼改

1. 常見寫法備註寫「請各單位準時出席」，沒說要帶什麼。

   改成寫與會單位要帶的資料，如範例的轄區排水系統圖資，以及誰負責通知當地住戶。

   規範範例的備註交代的是與會前要做的事（下載會議資料攜帶與會），會勘的備註用法相同。

2. 常見寫法聯絡人欄留承辦人的手機號碼。

   改成寫機關電話加分機，格式照範例「○○○　00-0000000 分機 0000」。

   規範第八點範例的聯絡人及電話是「○○○ 02-23165300分機1234」，本站檢核也會擋行動電話號碼。

3. 常見寫法把受影響住戶的姓名列進出席者欄。

   改成出席者只寫機關與村辦公處，住戶由備註請村辦公處通知。

   通知單發給機關。個別住戶的姓名屬個資，沒有必要出現在可能副知多個單位的公文上。

跟相近的文件差在哪

開會通知單

欄位完全相同，差在地點。開會有會議室可寫，會勘要寫到路口與集合方式。

會勘後轉送權責單位

通知單只管集合。會勘後若修繕非本所權責，再另文移送，說明段寫會勘日期與結果，見道路破損那則。

法源與出處

• 政府文書格式參考規範（105年4月）國家發展委員會檔案管理局

  第八點的樣式同時涵蓋開會通知單與會勘通知單，欄位名稱相同。

• 文書處理手冊行政院

  會勘通知單、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

常見問題