在職證明書範本：用途怎麼寫，貸款、租屋、簽證各不同

什麼時候用這一份

員工要向銀行辦貸款，行員請他附一份在職證明；或租屋時房東要看工作證明。他向公司人資提出申請，公司開一份蓋公司章的證明，交給員工自己拿去用。範例是行政部蔡姓員工、112 年 3 月 1 日到職、辦貸款用。

寫的人是公司人資或負責人，簽章的是公司，不是員工本人。文件的受眾是銀行或房東，他們要確認的只有一件事：這個人現在確實還在這家公司上班。

逐段怎麼寫

受證明人

寫姓名，以身分證上的姓名為準。需要核對身分時再加身分證字號，沒被要求就不要多寫。

到職日

寫到年月日，範例是 112 年 3 月 1 日。只寫「112 年初」或「112 年 3 月」，對方沒辦法核對。

現職職稱與部門

職稱與部門照公司內部登記寫，範例是行政部的行政專員。員工自己改過職稱或部門的，以公司最新異動紀錄為準。

迄今仍在職中

單獨成一行。這句是文件的全部目的，放在證明事項最末，讓看的人一眼找得到。

用途

範例寫「供向金融機構辦理貸款之用」。用途寫窄一點，這份證明就不會被拿去做別的事。

實際常見的錯，怎麼改

1. 常見寫法月薪欄照員工的要求填了高於實際的數字，好讓貸款過關。

   改成只填公司薪資紀錄上的實際金額，員工要求寫不實數字就不要開。

   刑法第 215 條：從事業務之人明知為不實之事項而登載於業務上作成之文書，足以生損害於他人者，有刑責。人資填的證明就屬業務文書。

2. 常見寫法員工離職後請公司補開「當時的在職證明」，日期往回寫。

   改成離職後只能開服務證明書，寫到職日、離職日與離職原因，不寫「仍在職」。

   「迄今仍在職中」在離職後已經不是事實。勞基法第 19 條規定契約終止時雇主不得拒絕發服務證明書，那才是離職後該開的文件。

3. 常見寫法證明蓋的是部門章或人資個人章。

   改成蓋公司大小章，或公司明訂用於證明文件的印章。

   證明是公司開的，收件方要看到公司的印。部門章看不出是否經公司授權，可能被要求重開。

跟相近的文件差在哪

非自願離職證明書

在職證明證明現在還在職，沒有法定格式。服務證明書用在契約終止後，勞基法第 19 條規定勞工請求時雇主不得拒絕，離職原因還是請領失業給付的必載事項。

薪資證明

薪資證明的重點是月薪與給付方式，常附近三個月薪資單。在職證明只確認任職狀態。貸款時銀行有時兩種都要，有時一份寫了薪資的在職證明就夠，以銀行要求為準。

法源與出處

• 勞動基準法 第 19 條

  勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。

  條文只管契約終止時的服務證明書。在職期間的在職證明沒有明文，公司開不開、格式如何，由公司自己決定。

• 中華民國刑法 第 215 條

  從事業務之人明知不實而登載於業務文書，足以生損害於他人者，處三年以下有期徒刑、拘役或一萬五千元以下罰金。人資替員工開證明時要核對屬實。

條文連結到法務部全國法規資料庫，以該處顯示的現行條文為準。本頁是寫法參考，不是法律意見。

常見問題